OBA actueel

Bericht van de Ondernemingsraad van de OBA

Helaas wordt de Openbare Bibliotheek Amsterdam opnieuw bedreigd door ingrijpende bezuinigingen.

Wij willen alle betrokkenen- medewerkers en directie- veel wijsheid en sterkte  toewensen, om de goede beslissingen te kunnen nemen in het belang  van de bibliotheek  en haar gebruikers .

Om een beeld te krijgen van de ontwikkelingen plaatsen we  nu naast de aankondiging van Martin Berendse  (zie ook hier op AT5) het advies van de Ondernemingsraad.  In de loop van september  zal er meer duidelijk worden over de organisatorische en vooral personele gevolgen.

Aan: Martin Berendse,

Betreft: het OR-advies over de “Herijking/formatie van de begroting en de versnelling van de transitie van de OBA”

Datum: 28 augustus 2020

Geachte heer Berendse, beste Martin,

De OR heeft de adviesaanvraag “Herijking/formatie van de begroting en de versnelling van de transitie bij de OBA” ontvangen op 2 juli 2020.

De OR heeft zich half juli twee dagen gewijd aan de adviesaanvraag.
N.a.v. hiervan en de input van medewerkers zijn er vragen ingediend, die tijdens de ingelaste overlegvergadering van 23 juli 2020 zijn besproken.
Begin augustus heeft de OR nog extra informatie van u ontvangen en in zijn vergaderingen op 6, 13 en 20 augustus heeft de OR dit advies uitgewerkt.

De stukken op basis waarvan de OR zich een mening heeft gevormd zijn:

1 : Adviesaanvraag Herijking begroting/formatie en versnelling van de transitie.
2 : Antwoorden van de directie op de vragen van de OR
3 : Conceptnotulen van de overlegvergadering van 23 juli 2020
4 : Overzicht wijziging formatieplaatsen (“was-wordt” tabel)
5 : Organogram OBA 2020
6 : Organogram OBA 2021
7 : Overzichten formatie 1-7-2020 en 1-1-2021
8 : Tijdspad plaatsingsproces reorganisatie
9 : (mogelijke) Uitstroom 2020 en per 1-1-2021
10 : Toelichting Begrotingskader 2021
11 : OR-adviezen over Meerjarenbeleidsplan 2019-2022 (8 oktober 2019) (Bijlage 1)
12 : Begroting 13-12-2019

Verder heeft de OR zich laten adviseren en/of contact gehad met de jurist van de OR, de Raad van Toezicht en vakbond FNV.
Ook is er veel input van medewerkers van de OBA geweest.

Uitgangspunten van de OR bij de behandeling van de adviesaanvraag

  • De OR wil geen gedwongen ontslagen c.q. zoveel mogelijk behoud van werkgelegenheid.
  • De OR vindt dat er een werkbare situatie moet zijn voor medewerkers, zoals een duidelijke functieomschrijving, aantrekkelijke functies en veiligheid op de werkvloer.
  • De OR vindt dat de kwaliteit van de dienstverlening en de collectie van hoog niveau dient te zijn.
  • De OR vindt dat nieuwe projecten financieel gedekt moeten zijn.
  • De OR gaat er van uit dat de eerder overgenomen adviezen zoals uitgebracht over het Plan van Aanpak Beleidsvisie 2019-2022 nog steeds gelden. De OR verwijst hierbij naar het document Advies OR inzake Plan van Aanpak Beleidsvisie 2019-2022 van 16 oktober 2019. 



Inleiding:

In de afgelopen vijf jaar heeft de OR vier keer een adviesaanvraag inzake reorganisaties bij de OBA ontvangen.
1) De 1e adviesaanvraag betrof “Naar een nieuwe OBA-organisatie” (januari 2015).
Dit was de opstart van het transitieprogramma OBA 100 n.a.v. Beleidsplan 2015-2018.
Het ging hierbij om een heroverweging van de organisatie- en overlegstructuur binnen de OBA, met o.a. een aanpassing van de managementstructuur en consequenties voor de werkprocessen in de regio’s (vestigingennetwerk)
De OR heeft hierover positief geadviseerd, maar wel aangevuld met een aantal aandachtspunten.

2) De 2e adviesaanvraag ging over “Doorontwikkeling organisatie OBA, met Inrichting Ontwikkelteams voor Doelgroepen, KCC (KlantContactCentrum) (november 2017).
Het ging hierbij over 2 beleidsaanpassingen:
a. Het opheffen van de backoffice-afdelingen Educatie en Programmering en het onderbrengen van medewerkers uit deze twee afdelingen en enkele medewerkers van de afdeling Marketing in 4 nieuwe doelgroepenteams.
b. Het instellen van een Klant Contactcentrum (KCC), dat de taken van de Klantenservice en Educatiemedewerkers zowel op de Centrale als op de Vestigingen overneemt.
Ook de taken van het Ondersteuningsteam (dat wordt opgeheven) en enkele taken van Marketing zouden door dit KCC uitgevoerd gaan worden.

Naar de mening van de OR speelde er nog een 3e organisatiewijziging inzake de Teamvorming Centrale. Medewerkers van de frontoffice werden ingedeeld in 4 nieuwe teams, waarbij de medewerkers mogelijk andere taken kregen. Ook werd de functie van coördinator opgeheven, deze medewerkers werden teamleider van de nieuwe teams.
De OR heeft hier echter geen adviesaanvraag over gekregen, omdat de bestuurder van mening was dat er geen sprake was van een wijziging in de werkwijze.
De OR heeft hier geen positief of negatief advies over uitgebracht, maar zich beperkt tot het geven van deeladviezen, gericht op een werkbare situatie voor de betreffende medewerkers.

3) De 3e adviesaanvraag betrof Plan van Aanpak Beleidsvisie 2019-2022 (oktober 2019).
De OR heeft hierover wederom geen positief of negatief advies uitgebracht, maar zijn advies verpakt in 9 deeladviezen. De OR gaf hierin duidelijk aan wat voor hem de belangrijkste uitgangspunten van het beleid en de kernfuncties van de OBA waren, nl. de collectie, educatie en professionaliteit van de medewerkers. (zie ook Bijlage 1)

4) De huidige adviesaanvraag “Herijking formatie/begroting en versnelling transformatie
   (juli 2020)
De directie is voornemens de in de derde adviesaanvraag besproken transitie versneld door te voeren, gezien de veranderde situatie door de coronacrisis en m.n. door de daarmee samenhangende precaire financiële situatie.

De voorgaande reorganisaties – met als doel een efficiënter werkende organisatie –
hebben veel geld, tijd en moeite gekost.
De OR is niet op de hoogte gehouden van eventuele evaluaties.
De OR vindt het belangrijk dat medewerkers meegenomen worden in de processen en zich eigenaar voelen, zodat reorganisaties een goede kans van slagen hebben.
Essentieel is dat er een goed evenwicht is tussen de behoeften en wensen van de individuele medewerkers en de belangen van het bedrijf.

Algemene indruk van de adviesaanvraag:

De OR heeft dit ervaren als een omvangrijke adviesaanvraag, waaraan essentiële informatie lange tijd ontbrak.
Het ging hierbij o.a. om organogrammen van oude en de nieuwe situatie, uitstroom 2020-2021, “was-wordt” lijst, stappenplan en tijdpad.
Deze informatie is pas op 30 juli 2020 ontvangen.
Desondanks is de OR niet meer tijd gegeven om te adviseren over deze overkoepelende adviesaanvraag.

Ook bleek de adviesaanvraag meerdere onderdelen te bevatten, die ieder afzonderlijk advies- of instemmingsplichtig zijn.

De urgentie van de adviesaanvraag is de OR duidelijk: het doel van de besluiten is onder meer om de plannen aan de gemeente te presenteren voor het verkrijgen van subsidie. De adviesaanvraag bevat echter meer dan enkel een aanpassing van de begroting en de formatie, namelijk vergaande organisatiewijzigingen. Dit is meer dan hetgeen noodzakelijk is voor het presenteren van de plannen aan de gemeente. De OR is bereid advies te geven over de onderdelen die noodzakelijk zijn voor het presenteren van de plannen. Echter, de onderdelen die oneigenlijk onder deze adviesaanvraag worden geschoven, zoals het versneld invoeren van het Transformatieplan (en al hetgeen daaronder valt, zoals de Proeftuin) en inhoudelijk lijnrecht tegenover de eerder gemaakte afspraken zijn, behoren daarom eigenlijk uit deze adviesaanvraag te worden gehaald.

Een adviesaanvraag dient (volgens de WOR) in ieder geval de gevolgen voor de werknemers uit te leggen en hoe de bestuurder deze gevolgen gaat opvangen (pijnverlichting). Deze informatie ontbrak in de gehele adviesaanvraag.
Dit alles heeft het voor de OR lastig gemaakt om tot een goed advies te komen.

Vooruitlopend op zijn advies, wil de OR ook wijzen op de door hem uitgebrachte adviezen bij het Plan van Aanpak Beleidsvisie 2019-2022 (zie Bijlage 1) en dan m.n. die adviezen die door de bestuurder zijn overgenomen.


Advies- en instemmingsplichtige deelonderwerpen

Dit is een overkoepelende adviesaanvraag.
Er wordt nu advies gevraagd op de begroting/formatie en het versneld invoeren van de Transformatie. Daarbij wordt aangegeven welke voorgenomen besluiten op (korte) termijn genomen zullen worden, vooralsnog worden daarvan alleen de kaders genoemd. Dit omdat de voorgenomen besluiten nog niet duidelijk zijn (concreet genoeg) om in dit stadium voor te leggen aan de OR. De OR heeft geconstateerd dat uit de adviesaanvraag diverse vervolgadvies- en instemmingsverzoeken conform de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) zullen voortkomen en dat de OR in een later stadium deze afzonderlijke instemmings- en adviesaanvragen, die uit de adviesaanvraag voortvloeien, wil ontvangen.

Het betreft:
1) Wijziging werktijdenregeling, vanwege wijziging werktijden en wijziging voorwaarden werkoverleg (instemmingsplichtig)
2) Algemene reorganisatie/werkzaamheden (MT/Sectoren/Werkzaamheden) (adviesplichtig conform art. 25 lid 1e)
3)  Aankondiging belangrijke personeelsinkrimping (adviesplichtig conform artikel 25 lid 1d)
4) Extra investering in o.a. digitale/alternatieve dienstverlening is een belangrijke, niet dagelijkse investering (adviesplichtig conform artikel 25 lid 1h)
5) Invoering/wijziging van een belangrijke technologische voorziening, zoals de digitale dienstverlening en programmering (adviesplichtig conform artikel art. 25 lid 1k)
6) De financiële middelen voor programmering en innovatieprojecten wordt voor maximaal de helft geworven bij projectfinanciers en partners (NEXT is NU). Het aantrekken van krediet is adviesplichtig (conform art. 25 lid 1i)
7) Het versneld invoeren van het Transitieprogramma (o.a. de Proeftuin en bijbehorende werkzaamheden) (is wijziging van het afgesproken tijdpad van 3 jaar)
8) De verhouding vast/flex personeel wijzigt: is adviesrecht art. 25 lid 1g (inlenen personeel) (Belangrijke inkrimping is adviesrecht art. 25 lid 1d)

De OR heeft op 6 augustus de bestuurder een verzoek tot een instemmingsverzoek inzake de wijziging Werktijdenregeling gestuurd.
Hierop heeft u op 13 augustus geantwoord. (zie Bijlage 2)
De OR heeft op 13 augustus de bestuurder een verzoek tot aparte adviesaanvragen voor de overige onderwerpen gestuurd.
Hierop heeft u op 17 augustus geantwoord. (zie Bijlage 3)


OR ADVIEZEN

I. Vaststelling van de formatie 2021 conform bijlage 1 in de adviesaanvraag.

Met betrekking tot de volgorde van plaatsing is in de Q&A door de bestuurder aangegeven dat “Op nieuwe functies kunnen alle medewerkers solliciteren. Als de functie passend is en jij voldoet aan de functie-eisen, dan heb je als medewerker (die nog niet geplaatst op een andere functie) voorrang bij solliciteren.”

Bovenstaand uitgangspunt geldt evenzeer voor de Functiefamilie management. In de adviesaanvraag wordt daar zeer specifiek gesproken over welke functie komt te vervallen en welke nieuwe functie wordt gerealiseerd, behoudens voor zover het functievolging betreft, adviseert de OR het afspiegelingsbeginsel te volgen en het plaatsingsplan. 

Om gedwongen ontslagen te voorkomen pleit de OR voor de volgende punten:
– In het plaatsingsplan wordt geregeld dat boventallige medewerkers voor een passende functie ook voor een hogere functie in aanmerking kunnen komen
– De OR vindt dat deOBA moet inzetten op het behoud van functies
– De OR benadrukt het belang van goede scholing om medewerkers klaar voor de toekomst te maken.
– Belangstellingsinventarisatie houden onder de medewerkers voor eerder/vrijwillig vertrek.
Goede aanbieding doen aan mensen die bijna de pensioengerechtigde leeftijd hebben, met eventueel maatwerkafspraken.

II. Bezuinigingen op de posten personeel, huisvesting, organisatiekosten en programmakosten

A)De OR is verheugd dat de posten Media en Automatisering worden ontzien.
B) Raadzaam is om kritisch(er) naar het inhuurbeleid te kijken en na te gaan of vacature-invulling, inhuur dure externen (b.v. ZZP’ers, projectleiders, architecten, interieurontwerpers, bureaus voor bewegwijzering) wel echt nodig zijn, zeker in de coronatijd.
Het personeelsbeleid van de afgelopen jaren heeft weinig vruchten afgeworpen. Er is stelselmatig personeel in lagere loonschalen niet vervangen, terwijl de personeelskosten zijn gestegen. In 2020 is gekozen om inhuur (dure) externen/derden niet meer onder 1 post te budgetteren, maar dit binnen het budget per sector te laten vallen.
In 2018 werd een flinke overschrijding op budget personeelskosten veroorzaakt door uitgaven aan inhuur externen. De OR adviseert daarom dit weer in 1 post te zetten, zodat de uitgaven hieraan beheersbaar blijven.
C) De OR wil dat er duidelijk beleid wordt gemaakt over inzet van vaste en flexibele medewerkers, de verhouding vaste/flexibele formatie en formatie bij projecten/niet-projecten.
De OR vindt het essentieel dat het aantal flexibele medewerkers nooit groter mag zijn dan het aantal vaste medewerkers.
– Er moet bij het aanstellen van personeel eerst intern gekeken worden en niet direct overgegaan tot inhuur flexibel personeel/derden.
– De OR vindt dat inzichtelijk moet worden gemaakt hoeveel % v.d. formatie voor vast personeel is en hoeveel voor de inhuur van derden (tijdelijk en inhuur = is flex) en de bijbehorende budgetten.
D) Het gaat hierbij om coronagerelateerd inkomstenverlies en de OR adviseert dit uit de post “algemene reserves” te halen. Deze situatie valt bij uitstek onder onvoorziene uitgaven.
E) De OR adviseert dat er jaarlijks kritisch gekeken wordt naar de noodzaak van deze extra investeringen (en dus kostenposten) en dat bij overschrijding van het genoemde bedrag de OR een aparte adviesaanvraag krijgt.


III. Versnelde uitvoering van de transformatie van de OBA waarbij de ‘Platformaanpak’ en ‘NEXT is nu’ centraal staan

Ad. 1: Platformaanpak
A) Twee gescheiden werkprocessen:
Medewerkers Dienstverlening A worden primair ingezet op de uitvoering van programma’s/activiteiten/doelgroepen en niet meer bij de algemene service en dienstverlening. Formatie Medewerkers Dienstverlening A wordt verminderd.
Organisatie van de werkzaamheden vindt plaats op basis van een individuele activiteiten/agendaplanning per medewerker. Zij worden teamoverstijgend ingezet.

In de adviesaanvraag rond Plan van Aanpak Beleidsvisie 2019-2022 heeft de OR het volgende advies gegeven (Deeladvies 2):
“Er is verschil tussen vestiging Oosterdok en de andere vestigingen.
De OR pleit ervoor Vestiging Oosterdok (de Centrale Bibliotheek) een echte stedelijke dienstverlening te laten zijn, compleet met een grote, veelzijdige collectie.
Dit beantwoordt ook aan de landelijke positie en functie van de OBA.
De andere vestigingen hebben/houden een wijkfunctie, compleet met collectie en activiteiten die zijn afgestemd op hun wijk en de diverse doelgroepen in die wijk”.

De OR adviseert om de kwaliteit van de inlichtingenfunctie te waarborgen.
De OR twijfelt er aan of de chatmogelijkheid en spreekuren aansluiten bij de behoeften van de Amsterdamse bevolking. De OR voorziet ook (n.a.v. eerdere onderzoeken onder de bevolking, b.v. Biebpanel) dat het publiek hier geen genoegen mee zal nemen en dat het (betalende) leden kan kosten.
De OR wil er daarom voor pleiten dat de inlichtingenfunctie in ieder geval op de Centrale vestiging en de grote vestigingen behouden wordt en dat rekening gehouden wordt met doelgroepen/specialisaties.
De OR pleit er ook voor dat de medewerkers Dienstverlening (B&C) goed opgeleid worden om ook op de kleine(re) vestigingen goede informatie te kunnen geven.

B) Er komt een basisbezetting en programmabezetting.

Basisbezetting:
Goed werkgeverschap houdt o.a. in dat een veilige werkplek voor werknemers gecreëerd en gewaarborgd wordt. Het voornemen is te bezuinigen door de basisbezetting voor de vestigingen te verlagen van 2 “eigen” OBA-medewerkers naar 1 OBA-medewerker en 1 persoon “vanwege” de OBA, b.v. een medewerker van een samenwerkingspartner of een vrijwilliger. De samenwerkingspartners/vrijwilligers gaan dan dus meetellen bij de basisbezetting.

Dit is in strijd met artikel 48 van de CAO Openbare Bibliotheken.
Daarin staat: “De inzet van vrijwilligers gaat niet ten koste van de betaalde formatie van de professionele organisatie.”. In het hier genoemde voorgenomen besluit gaat de inzet van vrijwilligers/externe (samenwerkingspartners) wel ten koste van de betaalde formatie. De invulling van de basisbezetting en programma moet in overeenstemming zijn met de CAO. Dit adviseert de OR dan ook.

Daarnaast heeft dit besluit vergaande gevolgen voor de veiligheid en werkdruk van de werknemers in de directe dienstverlening (met risico’s voor verhoogd ziekteverzuim). Daarnaast zal dit veel inzet van de samenwerkingspartners vergen. De bibliotheek heeft echter geen instructiebevoegdheid tegenover deze samenwerkingspartners en die medewerkers worden niet beoordeeld op hun functioneren. De partners zijn bezig met hun eigen werk en hebben geen zicht op wat zich in de bibliotheek afspeelt. Onveilige situaties doen zich regelmatig voor.
De OR adviseert dat er een Samenwerkingsprotocol – inclusief Veiligheidsprotocol – op vestigingsniveau moet komen, waarin de rollen/taken/regels en acties aangegeven zijn.
Dit moet worden opgesteld door de teamleider van de vestiging, de samenwerkingspartner èn de medewerkers.
De Protocollen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.
Er mag pas op de nieuwe manier gewerkt worden als deze beide Protocollen opgesteld en in werking gesteld zijn.
De OR vindt ook dat er z.s.m. (in ieder geval voor 1 januari) een centrale incidentenregistratie moet komen.
De OR adviseert ook om de basisbezetting door de OBA-Medewerkers aan te passen aan de grootte van de vestiging en het aantal bezoekers.

Er mag niet getornd worden aan de bestaande afspraken uit 2016 en 2019 over taken en inzet van vrijwilligers. (zie Bijlage 4 en Bijlage 5)

Programmabezetting (betreft Medewerkers Dienstverlening A):

– De OR adviseert dat het uitvoeren van programma’s e.d. zoveel mogelijk plaatsvindt binnen het eigen stadsdeel.
– Daarnaast adviseert de OR dat er een maximum is aan het aantal uit te voeren programma’s per dag. Er moet in de planning rekening gehouden worden met b.v. voorbereidingstijd en eventuele reistijd (zie Werktijdenregeling)
– Medewerkers moeten een keuze hebben in doelgroepen en uit te voeren projecten/activiteiten.
Er moet een systeem komen voor het aangeven en evenwichtig verdelen van de projecten/activiteiten/doelgroepen.

De OR adviseert om per medewerker Dienstverlening A maatwerkafspraken te maken over de individuele activiteiten-/agendaplanning en dit vast te leggen.
Er moet zoveel mogelijk rekening gehouden worden met de wensen en behoeften van de betreffende medewerkers.

Het betreft hier een wijziging van de werktijdenregeling en de OR verwacht daar een instemmingsaanvraag over. 


C) Collectiewerkzaamheden worden ondergebracht bij team Media en de medewerkers worden gestationeerd in verschillende vestigingen verdeeld over de stadsdelen.
Uitvoerende collectiewerkzaamheden blijven een taak van Medewerker Dienstverlening A.

Advies OR:
– Maak verschillende schaalniveaus in dit team, zodat ook de inlichtingenfunctie hier belegd kan worden.
– Breid de functiefamilie Dienstverlening uit met de functie Medewerker Realisatie.

In de adviesaanvraag is ter advisering voorgelegd dat deze medewerkers worden gestationeerd in verschillende vestigingen verdeeld over de stadsdelen. Om dat te realiseren zullen roosterwijzigingen nodig zijn voor deze groep medewerkers. Het aanpassen van de roosters is een instemmingsplichtig besluit.
Op het moment van de adviesaanvraag is nog niet duidelijk wat de roosteraanpassingen zullen zijn, maar wel dat er roosteraanpassingen gaan plaatsvinden.
De OR heeft daarom de toezegging nodig dat de bestuurder het voorgenomen besluit om deze roosteraanpassing te maken ter instemming zal voorleggen aan de OR.

Dit punt kan verder niet beoordeeld worden door de OR in de huidige adviesaanvraag. De OR wil met de bestuurder overeen komen dat dit onderdeel buiten de adviesaanvraag valt.

E) De indeling van de teams sector Dienstverlening wordt aangepast aan de 7 stadsdelen van Amsterdam. Punten a t/m d worden als eerste ingevoerd in de proeftuin Nieuw-West. Dit is geen pilot (meer), dus niet meer gericht op experimenteren.

Advies OR:
Er zijn geen, althans onvoldoende overtuigende beweegredenen genoemd waarom de Transformatie versneld ingevoerd moet worden. Eerder is met de OR afgesproken dat de Transformatie gedurende een looptijd van 3 jaar zou worden ingevoerd. Niet inzichtelijk is gemaakt welk (financieel) voordeel het versneld invoeren zou opleveren voor de bezuiniging. Onderdeel van de Transformatie is de Proeftuin. Dit experiment zou tussentijds worden geëvalueerd en daarbij zouden stukken worden gedeeld waaruit de voortgang/het succes blijkt. Dat is tot op heden nog niet gebeurd, onder meer omdat de invoering/uitvoering van het experiment vertraging heeft opgelopen. Het nu versneld en organisatie breed invoeren van de Proeftuin, niet langer als experiment, maar als definitief plan brengt te veel risico’s met zich mee. Ook is het in strijd met het eerder genomen besluit en er wordt niet (voldoende) onderbouwd waarom van deze eerdere besluit moet worden afgeweken.
De OR adviseert vast te houden aan de eerdere besluiten en afspraken en de Transformatie niet versneld door te voeren.


Ad. 2: Next is Nu
De OR erkent dat er behoefte is aan digitale producten, diensten, programma’s en activiteiten en onderkent ook de noodzaak om daarin te investeren (zoals wat genoemd wordt bij het Sleutelproject), maar dringt er op aan niet het belang van de fysieke dienstverlening en collectie uit het oog te verliezen.

De OR benadrukt dat er niet getornd mag worden aan het uitgangspunt dat als de helft van de benodigde financiële middelen voor programmering en innovatieprojecten niet binnengehaald worden bij de projectfinanciers en partners, de programma’s niet door (kunnen/mogen) gaan.

De volgende toezeggingen zijn gedaan door de bestuurder:

  • De uitwerking van de plannen om de digitalisering in te voeren, waarvoor het begrotingsreserve van € 450.000 is aangehouden, wordt ter advisering voorgelegd aan de OR
  • Adviesplichtige onderwerpen met betrekking tot huisvesting worden ter advisering voorgelegd aan de OR
  • De bestuurder heeft toegezegd dat in het Sociaal Plan de oude CAO Openbare Bibliotheken (t/m 30 juni 2020) wordt toegepast.



Tenslotte:

De OBA zit in financieel zwaar weer.
De OR ontkent niet dat (onverwachte) bezuinigingen van de gemeenteraad en de coronacrisis er ingehakt hebben, maar er is de laatste 6 jaar ook erg veel geld uitgegeven. Voorbeelden hiervan zijn de verbouwing van het Oosterdok en OBA 100.Als nu doorgegaan wordt met grote investeringen, zoals in digitale/alternatieve dienstverlening, vreest de OR dat de OBA binnen afzienbare tijd weer in grote financiële problemen komt.
Er wordt als argument aangevoerd dat deze investeringen nodig zijn voor de toekomst, maar als de OBA failliet gaat, is er geen toekomst meer.

De OR heeft benadrukt dat het essentieel is dat een bedrijf zijn eigen identiteit bewaart en benadrukt wat de meerwaarde van dat bedrijf is. Als de OBA straks alleen nog maar een soort faciliterend bedrijf is voor andere bedrijven (samenwerkingspartners), is de eigen identiteit weg en is de OBA alleen nog maar een samenwerkingspartner i.p.v. een zelfstandig bedrijf.

De OR vindt ook dat de adviesaanvraag te vroeg is uitgebracht.
Meerdere besluiten, die erg ingrijpend zijn, worden genomen op basis van aannames en verwachtingen, terwijl er nog geen zekerheid is.
De bestuurder heeft in september gesprekken met de gemeente Amsterdam over de begroting 2021. Op basis van die gesprekken kan de directie een nauwkeurige(re) inschatting maken van de subsidies en andere bijdragen van de gemeente.
De OR adviseert af te wachten wat uit die begrotingsgesprekken komt voordat de in deze adviesaanvraag genoemde voorgenomen besluiten over bezuinigingsmaatregelen wordt genomen.
De OR vindt het daarom niet verstandig om nu versneld verder te gaan met de ontwikkelingen van de laatste jaren en de bijbehorende investeringen.
De OR adviseert voorlopig pas op de plaats maken, rust in de organisatie brengen (personeel/formatie) en de financiën op orde brengen. Dit zodat er tijd is om te bezien of eerder genomen besluiten de gewenste effecten hebben (gehad).





DEFINITIEVE ADVIES:

Het gevolgde traject om te komen tot het uiteindelijke advies was als volgt.

De Ondernemingsraad heeft in eerste instantie een conceptadvies uitgebracht.
Hierin werd gesteld dat de Ondernemingsraad, de bovenstaande tekst in overweging nemende, neutraal advies uitbracht, mits er aan aantal voorwaarden voldaan werd.
Deze voorwaarden waren:
1) Het onderdeel versnelde organisatie brede invoering en uitvoering van het Transformatie proces wordt uit deze (integrale) adviesaanvraag gehaald.
2) Er worden afspraken gemaakt over welke advies-/instemmingsaanvragen worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad, zoals de roosteraanpassingen van de medewerkers Dienstverlening A, omdat dit niet verder kon worden beoordeeld door de Ondernemingsraad in de huidige adviesaanvraag.
De Ondernemingsraad wilde met de bestuurder overeen komen dat ook dit onderdeel buiten de adviesaanvraag valt en via een afzonderlijk instemmingsverzoek aan de Ondernemingsraad zou worden voorgelegd.
3) De toezegging van de bestuurder dat bij het opstellen van het uiteindelijke Sociaal Plan de oude CAO Openbare Bibliotheken (t/m 30 juni 2020) zou worden toegepast en nagekeken door de vakbonden.

Indien niet aan bovengenoemde voorwaarden van de OR kon worden voldaan, zag de Ondernemingsraad zich genoodzaakt negatief te adviseren op de integrale adviesaanvraag.

Op 25 augustus 2020 vond een overlegvergadering tussen Bestuurder en Ondernemingsraad plaats. Hierin werd het conceptadvies van de Ondernemingsraad besproken aan de hand van de voor de Ondernemingsraad belangrijkste punten.
Deze waren:
1) De Proeftuin en de versnelde invoering hiervan.
2) De Veiligheid c.q. veilige werkomstandigheden voor de medewerkers op de Vestigingen en de waarborging daarvan in een Veiligheidsprotocol met een concrete datum voor invoering.
3) De werktijden en -omstandigheden van Medewerker Dienstverlening A.
De Ondernemingsraad was van mening dat het hier om een wijziging van de Werktijdenregeling ging, wat instemmingsplichtig was.

N.a.v. de overlegvergadering is een aantal afspraken gemaakt/opgesteld; over een aantal van die afspraken moest nog verder worden onderhandeld.
Uiteindelijk is ook akkoord bereikt over de laatste toevoeging t.a.v. de werkafspraken die zullen worden gemaakt i.s.m. het invoeringsprotocol (zie Bijlage 6).

Door dit akkoord kon de Ondernemingsraad overgaan tot het uitbrengen van een definitief – NEUTRAAL – advies.
De Ondernemingsraad bevestigt hierbij ook dat de OBA niet aan de opschortingstermijn wordt gehouden.











Bijlage 1: Deeladviezen uit het OR-advies inzake “Plan van Aanpak Beleidsvisie 2019-2022” (2019)

Advies 1:
Zorg dat de Openbare Bibliotheek van Amsterdam een kwalitatief goede, grote en diverse collectie heeft, waar Amsterdammers trots op kunnen zijn en die tegemoet komt aan hun wensen en behoeften.
Zorg ook dat er voldoende professionele medewerkers zijn, die de kennis, tijd en mogelijkheid hebben om deze collectie samen te stellen en te onderhouden.
Dit advies is door u overgenomen.

Advies 2:
Er is verschil tussen vestiging Oosterdok en de andere vestigingen.
De OR pleit ervoor Vestiging Oosterdok (de Centrale Bibliotheek) een echte stedelijke dienstverlening te laten zijn, compleet met een grote, veelzijdige collectie.
Dit beantwoordt ook aan de landelijke positie en functie van de OBA.
De andere vestigingen hebben/houden een wijkfunctie, compleet met collectie en activiteiten die zijn afgestemd op hun wijk en de diverse doelgroepen in die wijk.
Dit advies is door u overgenomen.

Advies 3:
Tot en met 2022 blijft, onder voorbehoud van zwaarwegende economische redenen, het aantal fte’s OBA-breed èn bij de publieke dienstverlening minimaal op het niveau van 2018. (Projecten als Maakplaats en afdeling Media vallen niet onder de publieke dienstverlening).
Ook vinden er gedurende die tijd geen gedwongen ontslagen plaats, zonder dat dit is besproken met de OR.
Als zich zwaarwegende economische omstandigheden voordoen, waardoor niet meer aan dit advies voldaan kan worden, verwacht de OR hierover een adviesaanvraag.
Dit advies is niet door u overgenomen.

Advies 4:
Er wordt vóór 2020 een Opleidingsplan ontwikkeld voor medewerkers met een arbeidsovereenkomst, dat erop gericht is dat zij inzetbaar blijven/worden in de toekomst.
Dit Opleidingsplan bevat:
a) opleidingen die de vaardigheden/kennis voor de traditionele bibliotheektaken op peil brengen. Hierbij horen algemene- en bronnenkennis.
b) mogelijkheden om zich te ontwikkelen in de nieuwe manier van werken c.q. het verwerven van competenties die nodig zijn voor het werken in de OBA van de toekomst c.q. de transitie naar het Breedstedelijke.
Opleidingsjaarplannen (inhoud en budget) worden voor de jaren 2020, 2021 en 2022 tijdig ter instemming aan de OR aangeboden.
Dit advies is door u overgenomen.

Advies 5:
De OR adviseert dat er altijd minstens twee frontoffice-medewerkers aanwezig zijn buiten de selfservice uren, die de inhoud, kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan de bezoeker kunnen waarborgen.
Daarnaast adviseert de OR om een duidelijk informatiesysteem te maken voor bezoekers, zodat deze weten waar welke informatie te vinden is.
Dit advies is niet door u overgenomen.






Advies 6:
Per 1 juli 2020 zijn voor alle medewerkers taken en verantwoordelijk duidelijk en wordt het Functiehuis correct toegepast.
Over latere aanpassingen wordt de OR een nieuwe adviesaanvraag voorgelegd.
Jaarlijks worden functies en het Functiehuis in een overlegvergadering besproken.
Dit advies is door u overgenomen.

Advies 7:
In principe zijn vrijwilligers er ter ondersteuning van de medewerkers.
Vrijwilligers kunnen bibliotheekmedewerkers echter niet vervangen.
De OR adviseert ook dat er tijdens selfservice uren altijd een frontoffice medewerker aanwezig is om de vrijwilligers te begeleiden.
Dit advies is niet door u overgenomen.

Advies 8:
Communiceer schriftelijk, duidelijk en eenduidig aan medewerkers hoe de transitie uitgevoerd zal worden, met stappen en een tijdsplanning.
Dit advies is door u overgenomen.

Advies 9:
De OR wordt in elke overlegvergadering bijgepraat over de voortgang en de financiering van grotere projecten. De OR ontvangt daarbij steeds de relevante bijbehorende stukken.
Dit advies is door u overgenomen.

































Bijlage 2: Antwoord bestuurder op verzoek OR toesturing instemmingsverzoek inzake wijziging Werktijdenregeling n.a.v. de adviesaanvraag (13 augustus 2020)Beste OR,

Goed dat jullie de adviesaanvraag juridisch hebben laten toetsen!

De door jullie ontvangen adviesaanvraag gaat over de grote lijnen, de hoofdstructuur van de organisatie met betrekking tot de begroting en de formatie. We gaan eerst de hoofdstructuur en de plannen in grote lijnen vaststellen. Het gaat nog niet over hoe we deze plannen gaan uitvoeren.

Op dit moment worden er voorbereidingen getroffen om na het advies, de details m.b.t. tot de operationele uitvoering verder uit te werken (het hoe). Voor deze uitwerking hebben we tot 1 januari 2021 de tijd.

We zullen bij de uitwerking van de details rekening houden met de nieuwe CAO en toetsen aan reeds bestaande regelingen. Mochten we tot de conclusie komen dat bestaande regeling moeten worden aangepast dan zullen jullie daar uiteraard instemmingsverzoeken voor ontvangen.

Ik hoop jullie hierbij voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Martin


Bijlage 3: reactie bestuurder op verzoek OR toesturing deeladviezen n.a.v. de adviesaanvraag (17 augustus 2020)Leden van de Ondernemingsraad,

Tijdens de overlegvergadering van 23 juli hebben wij de adviesaanvraag besproken, die ik jullie 2 juli toestuurde. Tijdens deze vergadering, welke goed door de OR gezamenlijk met de adviseur was voorbereid, zijn de vragen die de OR inhoudelijk ten aanzien van de aanvraag had, besproken en beantwoord.

Tijdens deze vergadering is tevens besproken of over bepaalde latere uitwerkingen m.b.t. de Herijking/Versnelling wellicht nadere advies-/instemmingsaanvragen kunnen volgen, maar niet gesproken over een opsplitsing van de huidige adviesaanvraag. Dit verzoek kwam voor mij dan ook onverwacht en eerlijk gezegd ook ontijdig.

Een opsplitsing is niet mogelijk en onwenselijk omdat de drie voorgenomen besluiten die ik de OR voor advies heb voorgelegd alleen in samenhang kunnen worden beoordeeld. Een opsplitsing  is overigens wettelijk ook niet vereist.

Bovendien zou een opsplitsing de besluitvorming – gezien de situatie waarin de OBA verkeert – onacceptabel vertragen. Ik vind het daarom ook zorgelijk dat de OR –vrijwel aan het einde van de overeengekomen adviestermijn- suggereert om de huidige adviesaanvraag op te splitsen in verschillende delen. Dat is bepaald niet in het belang van de OBA en de medewerkers.

Ik wil de OR daarom nogmaals wijzen op de urgente situatie waarin de OBA zich, mede als gevolg van de Coronacrisis, bevindt en ik vraag uitdrukkelijk om medewerking van de OR aan een voortvarende aanpak. Het is deze zomer duidelijk geworden dat die crisis lang(er) zal duren, waardoor beslissingen niet kunnen worden uitgesteld. Alles is in het werk gesteld om de OR een complete adviesaanvraag te sturen en uitgebreid in te gaan op nadere informatieverzoeken. Ik doe dan ook een dringend beroep op de OR om –binnen de overeengekomen termijn- te adviseren omdat de voor advies voorgelegde voorgenomen besluiten geen enkel uitstel kunnen velen. Zoals steeds benadrukt zullen de besluiten kort na afloop van de adviestermijn aan de gemeente moeten worden gepresenteerd  en ik moet dus  vasthouden aan de bij de OR bekende planning.

Ik verwacht dat het de OR kan helpen om –met mij- een onderscheid te maken tussen de drie verschillende categorieën besluiten c.q. voorgenomen besluiten die samenhangen met deze adviesaanvraag.

Categorie 1. Reeds genomen besluiten

Over bepaalde onderwerpen is in het verleden al besloten, zoals de vaststelling van de Beleidsvisie 2019-2022, het functiehuis OBA, het Transformatieplan OBA 2025 en de Meerjarenbegroting 2020-2022.

Categorie 2. Adviesaanvraag 2 juli 2020

De drie – samenhangende – voorgenomen besluiten uit mijn adviesaanvraag van 2 juli jl. met de daarbij behorende onderbouwing en later aangeleverde antwoorden op vragen van de OR. Dat betreft, zoals ook de jurist van de OR heeft aangegeven, advies plichtige voornemens.

Categorie 3. Uitvoeringsbesluiten na besluitvorming Herijking/Versnelling

Dit betreft nadere uitwerkingen zoals de eventuele aanpassing van de Werktijdenregeling. Hierover heb ik al aangegeven dat ik, als dit aan de orde zou zijn, een apart advies/instemmingsverzoek aan de OR zal doen. Ik ben graag bereid om met de OR afspraken te maken over welke uitvoeringsbesluiten ik in september/oktober advies/instemming zal vragen en met de OR een planning over de advisering af te spreken.

Bijgaand voeg ik het juridische advies dat de OR mij toestuurde met daarin van mijn kant een vermelding of een dergelijk besluit/voorgenomen besluit behoort tot de categorieën 1, 2 of 3.

Zoals aangegeven is het van het grootste belang dat we vasthouden aan de overeengekomen planning, omdat ik de door mij geformuleerde voorgenomen besluiten vóór 1 september 2020 moet nemen. Graag ontvang ik dan ook binnen de gestelde termijn (uiterlijk 24 augustus 2020) het advies van de OR ten aanzien van de voorgenomen besluiten, zoals toegelicht in de adviesaanvraag van 2 juli jl. zodat ik nog voldoende tijd heb om met het advies rekening te houden voordat ik besluit.  

Graag bied ik daarnaast aan, voor zover nodig, dat de juridisch adviseurs van OR en OBA nader met elkaar overleggen zodat  –over de eventuele nadere advies/instemmingsaanvragen m.b.t. de categorie 3- afspraken met elkaar kunnen worden gemaakt.

Vriendelijke groet,

MB








Bijlage bij bijlage 3/bij reactie bestuurder
1) Betreft Voorgenomen besluit I “Bijstellen van de begroting 2021 en formatie“:
De formatieplanning vormt een belangrijk onderdeel van de financiële begroting. De formatieplanning is in deze adviesaanvraag meegenomen en daaruit blijkt al dat de formatie gaat veranderen:
– belangrijke personeelsinkrimping aangekondigd
– verhouding vast/flex personeel wijzigt

a) Het betreft hier een wijziging van de organisatiestructuur en vergt een adviesaanvraag ex art. lid 1 sub 25 e WOR.

Categorie 2. Kern van de huidige aanvraag.
b) Op het voorgenomen besluit tot een belangrijke inkrimping is het adviesrecht conform art. 25 lid 1 sub d WOR van toepassing.

Categorie 2. Kern van de huidige aanvraag.
c) De wijziging van de verhouding vast/flex personeel valt binnen het adviesrecht ex art. 25 lid 1 sub g WOR (inlenen personeel).
Categorie 2. Kern van de huidige aanvraag.

2) Betreft Voorgenomen besluit II “Bezuinigingen binnen verschillende posten doorvoeren”:
Dit betreft een voorgenomen besluit om te bezuinigen op verschillende posten, te weten Personeel, Huisvesting, Organisatiekosten en Programmakosten.
De post Personeel is bij het eerste voorgenomen besluit al toegelicht.
Van de overige posten, die tezamen een bezuiniging van € 1,2 mln. moeten opleveren, is niet toegelicht hoe de bezuiniging binnen deze posten zal worden gerealiseerd.
Met name wijzigingen in de huisvesting zijn al snel adviesplichtig. Categorie 3. Mocht bij de verdere uitwerking blijken dat er op het gebied van huisvesting adviesplichtige voornemens zijn, volgt adviesaanvraag in september/oktober.
De WOR-rechten zijn op dit moment moeilijk te beoordelen bij gebrek aan informatie.

Ook is genoemd dat de OBA extra zal moeten investeren in o.a. digitale/alternatieve dienstverlening.
d) Dergelijke belangrijke, niet dagelijkse investeringen zijn adviesplichtig op grond van art. 25 lid 1 sub h WOR. Categorie 2 waar het gaat om de begrotingsreservering en (mogelijk) categorie 3 m.b.t. verdere uitwerking.

3) Betreft Voorgenomen besluit III “De uitvoering van de Transformatie van de OBA te versnellen en daarbij de Platform-aanpak en de versnelling van OBA NEXT (“NEXT IS NU”) centraal te stellen”

  • De uitvoering van de Transformatie was eerst gefocust op eind 2022, maar in het voorgenomen besluit moet dit versneld worden uitgevoerd, eind 2020 en begin 2021.
    e) Bij de invoering/wijziging van een belangrijke technologische voorziening, zoals de digitale dienstverlening en programmering is het adviesrecht van toepassing, art. 25 lid 1 sub k WOR. Categorie 1 (invoering digitale dienstverlening) en (mogelijk) categorie 3 in samenhang met punt 2d.
    Het Transitieprogramma is reeds vastgesteld.
    f) Het versneld invoeren is ook adviesplichtig, want het tijdpad van de Transformatie van drie jaar was onderdeel van de adviesaanvraag uit 2019.
    Dit betreft dus een wijziging op het besluit van 1 november 2019.
    (Een belangrijk onderdeel hierbij is de Proeftuin en nu de versnelde invoering ervan)

Categorie 2.

B) Bij de versnelde uitvoering zullen twee onderdelen centraal staan:
1. Platform-aanpak

Ad 1a.
g) Wijziging van de werkzaamheden is adviesplichtig ex artikel 25 lid 1 sub d WOR. Categorie 2.

Ad 1d.
a) Zie ook nummer a onder Voorgenomen besluit I.
Wijziging van de organisatie/werkzaamheden. Medewerkers in de functiegroep Realisatie krijgen een belangrijke rol bij buurtgericht werken en worden ondergebracht bij een andere sector. Dit vergt een adviesaanvraag wijziging organisatiestructuur ex art. 25 lid 1 sub e WOR.

Categorie 1 (inhoud van de functie Realisatie en onderbrenging bij sector Ontwikkeling).

2. Digitale dienstverlening en programmering wordt versneld ingericht

Ad 2e.
De financiële middelen voor programmering en innovatieprojecten wordt geworven bij projectfinanciers en partners en voor maximaal de helft uit eigen middelen bekostigd (ad 2. NEXT IS NU onder e.).
h) Het aantrekken van krediet is adviesplichtig op grond van art. 25 lid 1 sub i WOR.

Er is geen sprake van het aantrekken van krediet (de OBA leent geen geld).






















Bijlage 4: Algemeen advies OR inzake inzet Vrijwilligers (2016)

Hierbij adviseert de Ondernemingsraad over de beperkte inzet van vrijwilligers in de OBA voor de proefperiode 2016. De OR verwacht in het najaar van 2016 de toegezegde uitwerking van het vrijwilligersbeleid in de vorm van een beleidsstuk en daaraan gekoppeld een nieuwe adviesaanvraag.

  • Er wordt gesproken over drie soorten vrijwilligers: de traditionele of gebonden vrijwilliger, de geleide vrijwilliger en de geïnteresseerde vrijwilliger. De OR adviseert om te beginnen met traditionele en/of geïnteresseerde vrijwilligers. De OR verwacht dat voor de begeleiding van vrijwilligers voldoende tijd wordt vrijgemaakt en dat daarbij het rooster niet leidend is.
  • De OR adviseert om per team niet meer vrijwilligers in te zetten dan het aantal vaste personeelsleden. De vrijwilligers zouden niet qua aantal de overhand moeten hebben.
  • De OR adviseert om niet meteen met vrijwilligers te beginnen, maar de nieuwe teams eerst in de gelegenheid te stellen om een goede start te maken en op elkaar ingespeeld te raken.
  • De OR adviseert de vrijwilligers per team door een vast persoon te laten begeleiden. Deze begeleiders dienen een scholing te krijgen.
  • De taken van vrijwilligers dienen duidelijk afgebakend te zijn t.o.v. die van de vaste medewerkers. De OR adviseert dat het werken met de catalogus en de ledenadministratie in VUBIS niet toegestaan is voor vrijwilligers. Voorkomen moet worden dat dezelfde soort taken worden verricht door zowel betaalde als niet-betaalde krachten.
  • Vrijwilligers worden mede ingezet om het aantal openingsuren te verruimen. De OR adviseert erop toe te zien dat de dienstverlening niet louter op vrijwilligers draait.
  • Het publiek moet vrijwilligers en professioneel personeel kunnen herkennen. De OR stelt voor de vrijwilligers geen bedrijfskleding te geven, maar een badge met de tekst: “gastvrouw” of “gastheer”.
  • Het algemene beleid t.a.v. vrijwilligers moet overal in het bedrijf hetzelfde zijn, dus een gelijke toepassing van afspraken.
  • De OR adviseert elke vrijwilliger een proefperiode of kennismakingsperiode van een maand te geven, waarin nog geen contractuele afspraken worden gemaakt, geen ‘sollicitatiegesprekken’ worden gevoerd en de vrijwilliger gewoon meeloopt. Na afloop van die termijn kunnen zowel organisatie als vrijwilliger aangeven of de samenwerking al dan niet wordt voortgezet. Er is dan nog geen sprake van verwachtingen of verplichtingen die het nodig maken dat de OBA de keuze verantwoordt. Deze werkwijze hanteert de Leeszaal in Rotterdam met succes. De ervaring leert dat bruikbare vrijwilligers zich op deze manier gemakkelijk laten uitsorteren.
  • De OR en directie evalueren de inzet van de vrijwilligers in de periode 2016 op de Overlegvergadering van oktober 2016.

Het kan zijn dat er punten zijn waaraan de OR niet gedacht heeft bij het uitbrengen van dit advies. Ook bij de invoering of uitwerking van dergelijke punten wil de OR graag betrokken blijven.


Bijlage 5: Afspraken over taken vrijwilligers n.a.v. de pilot “Inzet van vrijwilligers tijdens selfservice uren” (2019)

Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de rol van de vrijwilliger in de publieksdiensten. De vrijwilliger is gastheer/gastvrouw binnen de OBA tijdens de selfservice uren. In deze rol verwelkomen zij de bezoeker, maken indien gewenst een praatje en zijn aanwezig als aanspreekpunt. Zij helpen bij handelingen en eenvoudige zoekvragen die de klant ook zelf kan uitvoeren en verwijzen door naar de service uren voor zaken waarbij de hulp van een OBA medewerker nodig is, zoals informatievragen en ledenservice. De vrijwilliger heeft geen toegang tot bibliotheek-technische systemen.

Taken gastheer/gastvrouw:

  • Zorgt voor een prettige omgeving voor bezoekers
  • Begroet bezoekers bij binnenkomst
  • Wijst bezoekers op voorzieningen bibliotheek
  • Kan de bezoeker begeleiden bij het uitleenproces bij de lendomaat
  • Verleent hulp bij het inloggen en gebruik van de internet werkplekken, printen en kopiëren
  • Geeft uitleg over het gebruik van de betaalautomaat
  • Wijst mensen op ‘Mijn bibliotheek’ op oba.nl en legt uit hoe bezoekers daarop kunnen inloggen en handelingen kunnen uitvoeren
  • Maakt bezoekers zelfredzaam middels het uitleggen van de apparatuur en de handelingen die de klant zelfstandig kan verrichten
  • Wijst de bezoeker op activiteiten en activiteitenagenda op oba.nl
  • Verwijst de bezoeker door naar de middag voor volledige dienstverlening of naar de afdeling Klantenservice en Planning















Bijlage 6: Toezeggingen/afspraken tussen Bestuurder en Ondernemingsraad n.a.v. de OV vergadering d.d. 25-08-2020


Sociaal Plan en CAO:

1. Bij het opstellen van het huidige Sociaal Plan wordt de afspraak toegevoegd dat herplaatsingskandidaten voorrang hebben bij sollicitatie op functies in dezelfde schaal (dit is al volgens het Sociaal Plan) of één schaal hoger bij gebleken geschiktheid.

2. De Bestuurder stuurt de vakbond bericht dat de OBA de reorganisatie volgens het Sociaal Plan van de oude CAO uitvoert met aanvulling van punt 1.
De CAO bevat een (volledig) sociaal plan, dat de OBA, precies zoals het in de CAO staat, zal naleven. De OBA zal het opgestelde Sociaal Plan ter controle aan de vakbonden sturen.  

3. De OBA blijft werken volgens de huidige Werktijdenregeling, inclusief de huidige Regeling Werkoverleg. Op dit moment ziet de directie geen aanleiding om dit aan te passen en blijft de OBA dus werken met basisroosters.
Zodra er een nieuwe CAO komt zal door de directie worden bezien of aanpassingen nodig zijn, zodat de regelingen blijven aansluiten bij de (nieuwe) CAO.
Mochten er aanpassingen nodig zijn in de huidige Werktijdenregeling, b.v. omdat de roosters niet meer overeenkomen met de regels van de Werktijdenregeling en/of de Werktijdenregeling in strijd is met de nieuwe CAO, wordt de Werktijdenregeling aangepast en wordt dit ter instemming voorgelegd aan de OR.

Invoeringsprotocol:

4. Er komt een invoeringsprotocol voor het Transitieproces voor medewerker Dienstverlening A voor 1 jaar, met daarin overzichtelijke toezeggingen van de bestuurder. In overleg worden individuele werkafspraken met deze medewerkers gemaakt.
Er kan alleen afgeweken worden van de wensen van de medewerkers in geval van zwaarwegende redenen. Dit moet schriftelijk gemotiveerd worden aan de betreffende medewerker.

Deze werkafspraken als gevolg van de nieuwe werkwijze gaan over werkplekken, taken, werkdagen, te kiezen projecten/doelgroepen, deelname aan nieuwe programma’s e.d. Wegens het minimum karakter van de nieuwe CAO, mag de inhoud van deze afspraken niet nadeliger uitpakken voor de betreffende medewerkers, dan in de CAO, dan wel de van toepassing zijnde regelingen, is vastgesteld.

5. Als een medewerker naar een ander team gaat, krijgt deze hiervan een bevestigingsbrief, die niet hoeft te worden ondertekend. Dit geldt ook voor het Transitieprogramma (de Proeftuin).
Mochten de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers veranderen, dan wordt dat in een addendum aan de contracten toegevoegd, wat door beide partijen moet worden ondertekend.

Veiligheid:

6. Er komt een algemeen Veiligheidsprotocol waarin komt te staan hoe de veiligheid gewaarborgd dient te worden. Per stadsdeelteam en door de samenwerkingspartners (door dit op te nemen in de samenwerkingsovereenkomst) wordt het algemeen Veiligheidsprotocol nageleefd en worden er zo nodig aanvullende afspraken gemaakt toegespitst op de specifieke situatie.
De bestuurder is met het bij punt 6 genoemde akkoord, met dien verstande dat er ook samenwerkingspartners zijn die geen rol vervullen in de veiligheidsketen.

7. Voor 1 oktober wordt het integrale Veiligheidsprotocol ter instemming voorgelegd aan de OR. Dit wordt uiterlijk 6 weken na instemming van de OR organisatie breed ingevoerd, uiterlijk per 1 januari 2021.

8. Wat de Ondernemingsraad betreft is het Veiligheidsprotocol onderdeel van het Samenwerkingsprotocol, dit is ook opgenomen in het advies (blz. 6 en 7).
Het gaat hierbij om hoe medewerkers van de OBA en medewerkers van de samenwerkingspartners met elkaar omgaan, wat wordt over en weer van elkaar verwacht, de wederzijdse rechten en plichten. Ook in dit protocol worden er afspraken gemaakt, toegespitst op de specifieke situatie.
Aangezien het streven is dat er op iedere vestiging samenwerkingspartners komen, moeten de afspraken over de samenwerking worden vastgelegd in een protocol, zodat voor alle partijen duidelijk is hoe de samenwerking is geregeld.
Er zijn in de overlegvergadering geen aparte afspraken over het Samenwerkingsprotocol gemaakt; daarom stelt de Ondernemingsraad voor dit onderwerp voor de eerstvolgende overlegvergadering te agenderen.


Advies en Evaluatie:

9. Als in de uitwerking en uitvoering van het besluit blijkt dat er instemmings- of adviesplichtige onderwerpen zijn, dan ontvangt de OR tijdig een advies- of instemmingsaanvraag.

10. De OR ontvangt tijdig een (eventueel gecombineerde) adviesaanvraag van extra investeringen en/of technologische voorzieningen, zoals digitale dienstverlening en programmering zodra dat aan de orde is.

11. De uitvoering van de versnelde transitie wordt met de OR geëvalueerd in juni 2021, dan wel zoveel eerder indien noodzakelijk (wegens ervaren knelpunten en/of klachten van medewerkers.